Assembleia virtual em condomínios
Hoje, com o mundo totalmente informatizado, as pessoas resolvem praticamente tudo pelo celular ou pelo computador. E é claro que isso atingiria também a vida condominial. Devido ao corre-corre do dia a dia e aos compromissos pessoais, dificilmente os condôminos se disponibilizam para participar de reuniões de condomínios, e esse é um dos maiores problemas enfrentados pelo síndico ou pelo gestor. Para resolver esta dificuldade, alguns condomínios estão recorrendo à internet e já implementaram as chamadas assembleias virtuais, que permitem aos moradores participarem das reuniões de forma online. No artigo de hoje falaremos a respeito desse tema inovador, ainda polêmico, muito questionado sobre sua legalidade, mas que cada vez mais se torna comum nos condomínios. Você saberá o que é uma assembleia virtual, seu funcionamento, suas vantagens e desvantagens. Confira!
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – O que é?
Assembleia virtual é a assembleia condominial realizada pela internet. Ao invés de os condôminos irem às reuniões presenciais para deliberar sobre os assuntos, eles votam no ambiente virtual.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Como funciona?
Essa plataforma digital permite ao morador propor, debater, analisar os documentos com mais tempo e cuidado e votar, de forma organizada e sem discussões desnecessárias. O uso da tecnologia veio para facilitar e otimizar a condução da agenda, pois os moradores podem participar das decisões, em qualquer horário, de qualquer local, através de um computador ou celular, apenas necessitando de acesso à internet. As votações não precisam ocorrer simultaneamente.
Como funciona?
Para que a assembleia virtual aconteça, o síndico deve convocar todos os condôminos para se cadastrarem na plataforma digital. Após a inscrição, eles poderão participar da elaboração das pautas (grupos de discussões) e das votações.
Hoje o quorum para todas as assembleias chega perto dos 100% porque todos os moradores conseguem acesso a ela.
Há um horário pré-determinado para começar a reunião e, dependendo do assunto a ser discutido, ela fica em aberto até todos os condôminos que estão participando votarem.
O condomínio quer assegurar a participação de todos os moradores.
No final do período deliberado, a assembleia é encerrada. Quando se encerra, basta levar a ata para registro em cartório.
Ata prontinha, tudo registrado e disponível para consulta, de forma transparente e online.
Na assembleia tradicional física já existe algo parecido, a “assembleia em sessão permanente”, que pode se manter aberta para alcançar um quorum, uma participação maior.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – A lei prevê a assembleia virtual?
O condomínio é uma entidade democrática, mas essa democracia depende do regramento genérico que está na lei – Código Civil – e da Convenção condominial.
Se a Convenção autorizar uma assembleia virtual, ela é válida. Não precisa ter uma previsão legal porque pode estar especificada na Convenção, não precisando da regulamentação do Cód. Civil.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – O que diz a lei?
De acordo com o Cód. Civil:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião de assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1º. Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§2º. Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
*Portanto, não há nenhum impeditivo em nossa Constituição que diga que a assembleia de condomínio não possa ser efetuada de forma digital.
Não esqueça que é importante estar atento a Convenção do condomínio, observando se este tipo de reunião é ou não é permitido. Caso haja alguma cláusula que impeça este tipo de assembleia, poderá ser proposta a alteração.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Tem a mesma validade que uma assembleia convencional?
Desde que se obedeça as regras do Cód. Civil, como por exemplo a convocação válida de todos os condôminos, ela terá a mesma validade da assembleia presencial.
O principal drama a respeito da assembleia virtual é a questão operacional. Não basta a Convenção dizer que ela é válida, deve ser traçado todo um caminho para que ela aconteça. Tem que ter um parceiro de TI (Tecnologia da Informação), um suporte, uma plataforma, um sistema que abranja a participação de todos… O fato de ser uma assembleia virtual não dispensa que se siga tudo o que o Cód. Civil exige para uma boa reunião. Todos os cuidados típicos de uma assembleia tradicional devem ser adotados na virtual.
Antes de propor este tipo de assembleia, o ideal é que se procure por um sistema que ofereça um ambiente seguro, à prova de fraudes, com possibilidade de auditoria dos votos e que faça controle das procurações.
É preciso ter a adesão de todos os envolvidos, bem como seu treinamento e capacitação. O síndico deve considerar que há condôminos que apresentam dificuldades para lidar com tecnologia e, por isso, deve cuidar para que isso não seja um problema. Hoje em dia, nos condomínios residenciais, por exemplo, todos têm e-mail? Todos têm o hábito de abri-lo? Nos comerciais sabemos que há tendência é bem maior, pois se trata de empresas que se utilizam deste recurso quase que 24 horas por dia.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Vantagens e desvantagens
Veja a seguir, alguns pontos positivos e negativos a respeito da assembleia virtual:
Vantagens
– aumento da participação dos condôminos nas assembleias virtuais, que pode chegar, muitas vezes, perto dos 100%. Enquanto que na presencial o comparecimento não ultrapassa 40%;
– muitas pessoas fogem de assembleias pelas discussões. Em um ambiente virtual, é acatado o que está na pauta, na hora e no dia da assembleia. Se torna muito mais organizada, objetiva e bem menos estressante para a participação do condômino;
– muitos proprietários não residem no próprio condomínio. A assembleia virtual possibilitaria a participação deles.
Desvantagens
– dificuldade de participação de pessoas com pouca intimidade com a tecnologia;
– possibilidade de fraude na votação se não existir um bom sistema de segurança de dados;
– dificuldade em explicar assuntos mais complexos;
– pode ser contestada judicialmente se não houver previsão na convenção.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Como votar na assembleia virtual?
Um dos principais pontos que ainda deixa muitos condomínios inseguros é como trazer toda essa novidade com segurança, seguindo todos os trâmites legais para votação.
A questão do reconhecimento através de uma senha, ter uma forma segura de identificar quem votou, de que forma votou, tendo uma precaução de que todos tenham acesso e que consigam se identificar. Se não for assim, qualquer um pode entrar com qualquer nome, um votar pelo outro, etc.. O ideal seria a certificação digital, já prevista em lei, mas nem todos os condôminos têm acesso a um certificado, afinal, é um custo a mais; seria muito difícil obrigar a todos os moradores a obterem um.
Um meio seguro é fornecer usuário e senha para ele poder acessar a plataforma. Ele ou o apartamento fica cadastrado, e se consegue votar por lá. É uma forma mais prática e mais barata.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Como é o uso de procurações em uma assembleia virtual?
Há dua possibilidades. Existem alguns programas que possibilitam a participação virtualmente por meio da expedição de uma procuração. Ela é conferida pelo síndico ou outro condômino para que seja usada em nome do morador na assembleia.
E há o tradicional uso de procurações que é o modo de se fazer representar por alguém no momento da assembleia.
É muito comum encontrarmos hoje a prática de atos mistos. Parte dos participantes estará ali virtualmente, outra por procuração conferida na hora, e parte pessoalmente.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Sistema híbrido: assembleia virtual e presencial
Tem-se visto muito a questão da assembleia híbrida ou mista, em que muitos estão presentes fisicamente e outros virtualmente. Muitos síndicos afirmam que o condomínio é escravo da sua Convenção, portanto, alterando-a não haveria diferença em ser uma assembleia mista ou virtual. Mais uma vez lembrando que o condomínio é uma entidade democrática, privada. Vale a vontade dos condôminos, que vai se estampar nessas especificidades na Convenção.
Alterando a Convenção e lá estando todos os procedimentos, fica mais fácil até para uma discussão em juízo, para um juiz proferir uma decisão que vá de encontro com os anseio do condomínio ou do condômino que fizer o questionamento.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Cuidados a serem tomados
Alguns cuidados devem ser tomados para que a assembleia virtual não seja passiva de anulação no futuro. Pelas regras básicas, devem ser observadas:
● convocação – todos os condôminos devem ser convocados na forma e nos prazos previstos na Convenção condominial;
● cômputo de votos – algo que na maioria das vezes é desconsiderado, diz a lei que a contagem dos votos será por critério de fração ideal. Então, a fração ideal será referência para o cômputo de votos. Isso deve ser analisado no momento em que estiver sendo realizada a assembleia virtual.
* O principal medo é justamente quanto ao uso da plataforma, que ela seja idônea, blindada quanto à invasões de hackers e confusões.
Administradora de condomínios em BH – Assembleia virtual – Conclusão
Como você pode observar, a assembleia virtual, apesar de ainda causar um certo receio em algumas pessoas, está sendo cada vez mais utilizada no dia a dia dos condomínios.
Lembrando que o síndico ou o gestor condominial não deve apenas focar na modernidade, na tecnologia. É importante ter avanços tecnológicos para envolver o máximo possível a coletividade, mas sempre com cautela, tendo o auxílio de uma consultoria, de uma assessoria. Porque se atropelar o processo, simplesmente colocar algo moderno sem verificar a questão de segurança, a questão jurídica, ele terá um problema. Provavelmente essa assembleia virtual poderá ser anulada e ele terá que arcar com os prejuízos.
Tecnologia e modernidade são muito importantes e devem sim ser introduzidas nos condomínios, porém sempre com cautela e segurança.
Nós da Seu Síndico Administradora de condomínios em BH estamos prontos para atender o seu condomínio e esclarecer todas as dúvidas sobre o assunto abordado.
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