Conheça melhor administradora condominio Contagem
Introdução
Conheça melhor administradora condominio Contagem, Seu Síndico que implantou em 2014 sistema de gestão da qualidade com vistas à melhoria de seus serviços e certificação na ISO 9001:2008, tornando-se assim, uma das poucas empresas de administração de condomínios de Minas Gerais a obter a certificação.
A IS0 9001:2008 é uma norma para certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade que tem foco no atendimento ao cliente, via racionalização de processos e comunicação permanente com os envolvidos. Isto implica em que a Seu Síndico Conheça melhor administradora condominio Contagem passa a funcionar com mais qualidade ainda, com procedimentos racionalizados com o objetivo primordial de buscar a satisfação do cliente, o atendimento de suas necessidades e dos requisitos legais.
Para atender melhor ao condomínio é preciso também que o síndico conheça os pontos principais nos quais ele está envolvido, de forma que possa fazer a sua parte no processo.
Por isto fará parte do sistema da qualidade, este MANUAL PRÁTICO E OBJETIVO DE ORIENTAÇÃO AO CLIENTE SEU SINDICO CONHEÇA MELHOR ADMINISTRADORA CONDOMINIO CONTAGEM, que traz preciosas informações sobre procedimentos a serem adotados para possibilitar maior agilidade e confiabilidade nos procedimentos.
O Manual está estruturado por Departamentos, facilitando a localização dos procedimentos e formulários de apoio, os quais serão adotados para atendimento as solicitações.
Conheça melhor administradora condominio Contagem – Departamento Fiscal
A área de Departamento Fiscal, tem por finalidade:
Registrar todos os atos de movimentação fiscal, através de qualquer nota fiscal;
Analisar criticamente a documentação recebida do condomínio;
Apurar impostos a pagar retidos nas notas fiscais;
Gerar guias de impostos a recolher;
Fazer declarações de obrigações acessórias (DES; DIRF);
Orientação aos síndicos sobre como entender os relatórios/impostos.
Apresentar recomendações de ações que eles devam tomar para fazer frente à situação apresentada pelos seus relatórios.
As notas de serviços tomados deverão ser enviadas a administradora de condominio em Contagem até o dia 5 para análise de impostos retidos.
Os documentos deverão ser encaminhados preferencialmente protocolados.
Importante que o síndico tenha consciência da necessidade de enviar a documentação no prazo, para evitar recebimento das guias de impostos fora do prazo.
Atendendo a esses prazos, a administradora enviará as guias de impostos em até 48 horas de antecedência ao vencimento do prazo para pagamento do imposto.
Conheça melhor administradora condominio Contagem – Departamento Pessoal
Na área de Administração de Pessoal, diversos cuidados devem ser tomados, por ser uma atividade de muita regulamentação legal.
O contato permanente com a administradora é essencial e deve ser feito sempre antes de qualquer ação que envolva uma mudança na situação funcional ou salarial do empregado.
São recomendações essenciais da Administradora Seu Síndico:
Jamais admitir alguém sem assinar a CTPS e o CONTRATO DE TRABALHO, o que é valido também para “amigos” e parentes.
Não fazer “PAGAMENTOS POR FORA”.
Independentemente do número de empregados do condomínio, deve ser feito o registro formal de frequência, marcando separadamente a entrada e saída nos dois expedientes).
Obter recibos de adiantamentos feitos ao empregado.
Fazer por escrito advertências, suspensões e demais ações disciplinares (se necessário consulte a administradora para orientações).
Manter a administradora informada “em tempo real” sobre os acontecimentos relevantes em relação aos empregados.
Não fazer solicitações de última hora ou solicitação para emissão de documento com data retroativa.
Observar rigorosamente as datas para envio de documentos para a administradora.
Até o dia 25 de cada mês informar dados para elaboração da folha. Principais dados: descontos de faltas e adiantamento; se houve afastamento, inclusão de hora extra ou outros adicionais.
Admissão de empregado
Encaminhar o empregado ao exame médico pré admissional.
Encaminhar os documentos para admissão conforme formulário fornecido pela administradora “solicitar ao departamento”. Importante: admissão só será processada para documentos recebidos até o dia 25 do mês corrente.
Após o registro do empregado pela administradora, colher a assinatura dele no LIVRO/FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADOS, CONTRATO DE EXPERIÊNCIA, DECLARAÇÃO DE VALE TRANSPORTE e TERMO DE SALÁRIO FAMÍLIA se houver.
Ficar atento quanto à data de término do contrato de experiência para prorrogá-lo se for o caso ou deixar que se transforme automaticamente em contrato por prazo indeterminado. No caso de prorrogação do primeiro período, a CTPS deverá ter a anotação correspondente, sob pena de nulidade do ato.
Controle de Frequência
Antes de definir a forma de controle de frequência (manual, mecânica, eletrônica, etc), buscar orientação na Conheça melhor administradora condominio Contagem.
Havendo atestados médicos, informar a administradora.
Havendo licenças de empregados, informar a administradora, de preferência antecipadamente.
Benefícios
O VALE TRANSPORTE é obrigatório desde que haja necessidade por parte do empregado e deve ser fornecido através do VALE TRANSPORTE propriamente dito ou CARTÃO DE BILHETAGEM ELETRÔNICA. Somente assim o desconto feito em folha de pagamento será válido e o condomínio não correrá o risco de ter o valor do vale transporte incorporado ao salário (o que acontecerá se for feito em dinheiro).
O FORNECIMENTO DE ALIMENTAÇÃO somente poderá acontecer e gerar benefícios fiscais se o condomínio estiver cadastrada no PAT – PROGRAMA DE ALIMENTAÇÃO DO TRABALHADOR de modo a evitar que o valor referente à alimentação incorpore ao salário para fins de pagamento de encargos sociais, férias e 13º salário.
Férias
Sempre que receber o relatório PREVISÃO DE FÉRIAS encaminhado pela administradora, preenchê-lo imediatamente e devolver para a administradora.
Sempre que for alterar uma data prevista para férias informar a administradora.
Sempre que receber o AVISO DE FÉRIAS e o RECIBO DE FÉRIAS, após assinatura do empregado devolver junto com a documentação contábil do mês imediatamente posterior para a Administradora de condominio em Contagem.
Ficar atento para não ocorrer acúmulo de dois períodos de férias vencidos (se isto acontecer o pagamento deverá ser feito em dobro pelo empregador). A administradora não se responsabiliza por férias vencidas.
Medicina e Segurança no Trabalho
O PCMSO é obrigatório para qualquer condomínio a partir de 1 empregado e é composto de 5 exames médicos obrigatórios:
Pré Admissional (Antes da Admissão do Empregado)
Periódico a cada UM ANO para empregados entre 18 e 45 anos e anual para os fora desta faixa. Conforme o cargo e convenção coletiva de trabalho a periodicidade pode ser anual para os dentro da faixa ou intervalos menores.
Mudança de função (quando o empregado for mudar de cargo com características diferentes do anteriormente ocupado)
Retorno ao trabalho (quando o empregado estiver ausente de sua atividade laboral por mais de 30 dias, exceto férias).
Demissional (no processo de desligamento da empresa e antes disso ocorrer).
O PPRA-PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS é também obrigatório para qualquer condomínio a partir de 1 empregado.
É um estudo a ser desenvolvido por profissional da área de segurança no trabalho.
Todo condomínio é obrigado ao fornecimento dos Equipamentos de Proteção Individual – EPI para os seus empregados, conforme determinado no PPRA.
O condomínio não pode cobrar do empregado nada do que for pago na área de MEDICINA E SEGURANÇA NO TRABALHO.
Dispensa ou Demissão
Quando o empregado pedir demissão ele deve fazer o pedido de PRÓPRIO PUNHO e a administradora de condominio em Contagem ser informada no mesmo momento. Ver sempre e antecipadamente se haverá inclusão de faltas, adiantamentos e adicionais.
Quando o condomínio decidir demitir com ou sem justa causa ela deve contatar a administradora para orientações, antes de fazê-lo. Ver sempre e antecipadamente se haverá inclusão de faltas, adiantamentos e adicionais.
Prazos para acerto da rescisão:
Aviso Prévio Trabalhado – O acerto deverá ser feito no primeiro dia útil após o término do aviso.
Sendo Aviso Prévio Indenizado o prazo será de dez dias corridos a contar da data da entrega do aviso.
Tanto em Pedido de Demissão como Dispensa deve acontecer imediatamente o EXAME MÉDICO DEMISSIONAL e a entrega da CTPS para anotações e baixa na Conheça melhor administradora condominio Contagem.
Prazos para encaminhamento de documentos:
Fechamento do ponto pelo condomínio e envio do resumo para a administradora de condominio em Contagem: Até o dia 25 de cada mês.
Envio de ocorrências diversas para lançamento na folha: Até o dia 25 de cada mês.
Prazo para a administradora enviar a folha: 3 dias úteis após o recebimento do ponto.
O condomínio que não tiver nenhuma ocorrência para lançar na folha, deverá informar para a administradora, via e-mail, até o dia 25.
O não repasse das informações no prazo determinado, poderá refletir no atraso da entrega da folha de pagamento e tributos.
Conheça melhor administradora condominio Contagem – Departamento Contábil
Os Serviços da administradora de condominio em Contagem tem por finalidade:
Escrituração dos atos contábeis;
Conciliação;
Elaboração e remessa de demonstrativos contábeis;
Orientação aos síndicos sobre como entender os demonstrativos contábeis;
Explicar aos síndicos a realidade expressada pelos demonstrativos contábeis;
Apresentar recomendações de ações que eles devam tomar para fazer frente à situação apresentada pelos seus demonstrativos contábeis.
Listagem de documentos para envio e prazos:
Todos os comprovantes de despesas – Até o dia 5, conforme abaixo:
Contribuições trabalhistas, sindical, confederativa e assistencial;
Guias quitadas de todos os impostos (DARF, ISS, FGTS, INSS, etc);
Recibos de Férias e Rescisões assinadas, bem como a multa rescisória GRRF;
Recibos diversos (ideal que sejam notas fiscais);
Extratos bancários “todos os bancos”, com identificação dos pagamentos realizados;
Boletos de pagamentos a fornecedores quitados;
Contratos de financiamentos, aluguéis e outros;
Duplicatas de fornecedores;
Despesas administrativas: água, luz, telefone, internet, correios, fretes, vale transporte, seguros e despesas medicas;
Outros documentos não relacionados que deram origem a pagamentos.
Os demonstrativos contábeis-financeiros têm como objetivo apresentar a situação do condomínio em um determinado período de tempo.
Os principais demonstrativos são:
DIÁRIO, com todos os lançamentos por dia, no caso referindo-se a todos os dias do mês.
RAZÃO, agrupando todos os lançamentos do mês por conta.
BALANCETE, apresentando a posição de todas as contas da empresa.
Conheça melhor administradora condominio Contagem – Departamento de Legalização
A área de Legalização de condomínios tem por objetivos:
Processar abertura de condomínios;
Alteração de síndicos (troca síndicos na base de dados da Receita e Prefeitura);
Emissão de Certidões Negativas e suas regularizações;
Atendimento as infrações/multas Prefeitura ou Estado;
Procurações;
Conheça melhor administradora condominio Contagem – Departamento Financeiro e Administrativo
Cálculo e fixação em concordância com o Síndico do rateio das despesas do Condomínio para formação da Taxa de Condomínio.
Contabilização dos recebimentos das taxas condominiais de forma identificada, pagamentos das obrigações e a devida conciliação bancária, prestação de contas mensal.
Assessoria na convocação de assembléia geral ordinária, emissão de circulares, comunicados, cartas notificatórias, conforme solicitação do síndico.
