A elaboração de um bom planejamento, seja em qualquer profissão, faz com que se trabalhe melhor e de forma mais organizada. Ao realizá-lo, as chances de se alcançar o objetivo são muito mais efetivas. No condomínio não poderia ser diferente. A falta de um planejamento condominial é o prenúncio da morte prematura do síndico, é uma das maiores razões que faz com que ele não consiga sucesso, não seja reeleito e nem termine sua gestão. No artigo de hoje falaremos sobre a importância desse planejamento na gestão condominial. Você verá que planejando-se, as coisas ficam muito mais fáceis, mais práticas no dia a dia do condomínio, afinal, o gestor é o responsável pelas estratégias e visão do edifício. Confira!
Qual a importância do planejamento na gestão condominial?
Nenhuma atividade empresarial sobrevive se não tiver um planejamento. O que se deve entender é que condomínio não é diferente de uma empresa, que o planejamento é vital para o seu sucesso. O síndico deve planejar como será a rotina dele. Se ele não planejar, trilhará alguns caminhos que ele não saberá quais serão e, certamente, vai chegar a resultados indesejáveis, em um lugar onde não gostaria.
O síndico não deve ser bombeiro, deve ser um CEO
Um diretor executivo (CEO) é o principal cargo de uma empresa e suas responsabilidades incluem resolver e tomar decisões importantes, gerenciar os recursos e operações gerais de uma organização e atuar como o ponto central de comunicação entre o operacional e o conselho de administração. É exatamente isso que um síndico deve ser para o seu condomínio! Nesse caso, a organização é o edifício, o operacional são os condôminos. Muitos síndicos têm a mania de querer resolver tudo como se fossem bombeiros que chegam para resolver os problemas no momento em que eles acontecem. Mas isso é um tremendo erro. A falta de planejamento traz custos maiores, porque serão contratados serviços de última hora.
Planejamento das rotinas condominiais
É fundamental que se faça um planejamento de como será o trabalho do gestor no seu condomínio. Muitos síndicos fazem um plano no final do ano corrente para o seguinte.
Cronograma e agendamentos
Muitos gestores fazem um cronograma com as datas mais importantes, como manutenções, contratos que vão vencer e que talvez o síndico queira renegociar; reformas, o que será prioridade para o próximo ano, o que será levado para a assembleia… Enfim, itens que demandam um planejamento prévio.
Qual planejamento adotar, curto, médio ou longo prazo?
Cada caso é um caso. Depende muito do condomínio. O planejamento pode ser a curto, médio e a longo prazo (não esquecendo que as edificações ficam por 100 anos, e envelhecem).
O síndico profissional trabalha com vários condomínios. Se ele pegar um condomínio em que “o fogo já está apagado”, ou seja, não há problemas ou reformas relevantes, ele fará um planejamento de valorização, de dar conforto para os condôminos.
Muitas vezes o planejamento até supera os planos que o síndico prepara para aquele condomínio, supera a própria gestão, que é de dois anos. E o condomínio precisa de algumas necessidades que a capacidade financeira não comporta dentro desse período. Portanto, ele poderá fazer um plano a longo prazo, sem problema algum.
Mapeamento de imprevistos
Situações inusitadas, emergenciais, imprevistos vão acontecer, independente de ter um planejamento programado; como problemas com bombas d’água, por exemplo. O imprevisto faz parte do planejamento, o que não pode é o condomínio viver deles.
Demandas que surgem no decorrer do tempo, como obras que não estariam programadas e acabam aparecendo nas assembleias, e aprovações que não estavam previstas. Tudo isso pode acontecer.
O planejamento é um norte para o síndico, e constantemente deve ser reorganizado e replanejado.
É muito importante mapear o condomínio, um relatório para conhecer a estrutura, os equipamentos, o tamanho, a complexidade, a tecnologia aplicada; e a partir disso, fazer o planejamento. Ou você tem um software, ou você faz uma planilha, um checklist, em que poderá ser visualizado tudo aquilo que deve ser feito diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente (o síndico e a sua equipe).
Aquilo que você não consegue mapear, não tem conhecimento, não tem como gerenciar. Por isso até os imprevistos devem ser mapeados. Por que aquela bomba d’água está dando defeito a cada três meses? Será que não está na hora de trocar, não ficaria mais barato? Tudo isso deve ser pensado pelo síndico e seu conselho.
Planos de manutenção
O planejamento começa com a fase de conhecimento. Primeiramente, o síndico deve conhecer a convenção do condomínio. Como já dito, ele deve mapear o condomínio, todos os contratos, todos os funcionários, quanto ganham, todos os equipamentos; para poder preparar um plano de manutenção preventiva, para aumentar a vida útil dos equipamentos, etc.. Lembrando que não é só buscar a redução de custos, o síndico deve buscar dar conforto aos moradores. Ele deve procurar saber, por exemplo, qual a expectativa do condômino que acabou de comprar uma unidade. Várias pessoas convivem naquele ambiente, portanto, o planejamento também vem das expectativas que os moradores têm naquele condomínio.
Planejamento e previsão orçamentária
Não se pode imaginar o planejamento só como previsão orçamentária. Ela deve ser preparada anualmente, e o acompanhamento do orçado e gasto é o que vai nortear o que se consegue fazer dentro da capacidade do condomínio.
Planejamento não reduz valor do condomínio
Não se pode pensar que o objetivo do planejamento é reduzir o valor do condomínio.
O condômino deve olhar para a valorização do seu patrimônio e, às vezes, ele vai despender um pouco mais para que aquele patrimônio não perca o valor.
Assim como os seres humanos, os edifícios envelhecem , então, a correta manutenção, a previsão orçamentária dentro do planejamento é uma peça fundamental.
Interação com os moradores
É de extrema importância o discurso do síndico estar alinhado com os pensamentos dos condôminos, com o conselho. Como um CEO, ele precisa entender o que os moradores querem, quais as suas expectativas. Não precisa esperar uma assembleia que acontecerá daqui a seis meses, por exemplo. Ele pode ter essa conversa no dia a dia. É muito necessária, além de saudável.
O importante para o síndico é a comunicação, seja com circulares, divulgar, transparência… Ele não pode abandonar o ouvir, ter um feedback, e a assembleia, na grande maioria das vezes, não é o local ideal, independente do tamanho do condomínio.
Cronograma de reuniões
Um cronograma de reuniões faz parte do planejamento. Muitos deixam para discutir em assembleia assuntos que não são pertinentes a ela. Isso acaba fazendo com que ela fique pesada, pois é impossível debater em uma assembleia todos os assuntos do condomínio. Por esse motivo muitos condôminos acabam se afastando delas, porque não é o foro ideal.
Então, dentro do planejamento, deve-se ter programadas as reuniões com a administradora, assessoria jurídica, o Conselho Fiscal… Como acontece em uma empresa, devem ser marcadas previamente. Quando surge uma emergência, tudo bem. E dentro desse cronograma, efetuar reuniões mensais quando os moradores tiverem questões para resolver.
Importância do zelador ou do gestor predial
Um dos pontos principais para um síndico de sucesso é o planejamento. Ele precisa ter um plano de contingência interno. Por exemplo, estourou um cano. Não precisa ser o síndico que deve ir e ver qual o cano estourado. Ele precisa ter isso estruturado, para que a sua equipe possa interromper aquela circulação de água naquele local.
Por isso a importância do zelador e do gestor predial. Se o síndico tem uma equipe alinhada com ele, informada, dentro do planejamento, é muito mais fácil. Ele não está 24 horas disponível no condomínio, por isso é muito importante ter um bom zelador, uma boa equipe.
Planejamento e sustentabilidade
O gestor também tem um papel social dentro do condomínio, então não se pode esquecer da sustentabilidade. Isso não é mais discurso, é realmente uma necessidade. Deve-se aplicar as boas condutas de sustentabilidade no ambiente condominial.
Conclusão
Como você pode observar, é muito importante o planejamento na gestão condominial. O síndico deve ter em mente que ele é um gestor, portanto, tem que planejar. O planejamento diminui custos, traz mais comodidade, mais segurança a todos os moradores. Ele não só destaca o seu trabalho com transparência e participação, como também traz benefícios àqueles que possuem uma unidade no edifício.
Por isso, síndico, se você deseja alcançar um bom desempenho de forma eficiente, o melhor recurso é utilizar o planejamento. Pense como um CEO, afinal, você representa a coletividade dentro do condomínio. Assim você obtém mais clareza e visão para a tomada de decisão.
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