Muitos síndicos não sabem o que fazer com tanta papelada existente no condomínio. É tanto papel que muitos acabam esquecendo que a falta de armazenamento de um simples documento pode se tornar uma grande dor de cabeça para ele e para os condôminos. O que normalmente acontece, é que não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é regida por lei!! No artigo de hoje você saberá quais documentos devem ser guardados pelo condomínio, por quanto tempo, e as implicações de não fazê-lo corretamente. Confira!

Importância da guarda de documentos do condomínio

Alguns documentos do condomínio são extremamente valiosos para o histórico, controle e tomada de decisão futura pelo síndico e/ou membros do conselho, além de poderem servir ainda como prova frente a possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Outro fator importante para se ter tudo guardado e organizado, é o fato de que, caso haja algum processo contra o condomínio, pode acabar perdendo mesmo estando correto, simplesmente por não ter os documentos guardados e, consequentemente, não conseguir reunir provas para sua defesa.

Arquivar ou digitalizar os documentos do condomínio?

Na era digital em que nos encontramos, sempre vem a pergunta: “Eu sou obrigado a guardar os documentos fisicamente ou eu posso armazená-los de forma digital, ou seja, fazer uma digitalização da papelada? Na verdade, podem ser feitas das duas formas. Legalmente, o que importa é a apresentação desses documentos quando solicitado, ou por ordem de agente fiscalizador, ou por advogados em caso de processos trabalhistas até mesmo para a defesa do condomínio; ou pelo próprio funcionário em caso de documentação trabalhista.

O que acontece muito é que nem sempre a guarda física dos documentos é adequada e, muitas vezes, os síndicos acham que fazendo a digitalização fica garantido que o condomínio estará sempre com a documentação em ordem. Mas se a digitalização for feita e não for arquivada e guardada adequadamente e com segurança, tudo pode ser perdido. Porque uma vez feita a digitalização, é muito comum que toda a documentação física seja descartada. E perdendo a documentação digitalizada, perdeu-se tudo.

Armazenamento na nuvem

Mas nem tudo está perdido!! Hoje com o advento de novas tecnologias, já existem empresas especializadas, e até mesmo administradoras que criaram departamentos especializados em digitalizar e guardar esses documentos!! Essa é a forma mais fácil de garantir que tudo esteja protegido, com backup, na nuvem e/ou em servidor, garantindo fácil acesso quando precisar.

e-Social

É fato que o e-social ajuda os condomínios a se organizarem, à medida em que, a partir de sua implementação, muitos desses referidos documentos, passaram a ser imputados dentro do sistema, com possibilidade de consulta tanto do condomínio quanto dos órgãos federais, estaduais e municipais. Isso por si só já obriga os síndicos a estarem sempre atentos, pois sabemos que as autuações são pesadas para quem não coloca os documentos no sistema, e nos prazos estipulados pela legislação.

Com estes cruzamentos de dados que propicia o e-social, a fiscalização ficou bem mais rigorosa. E o condomínio pode facilmente necessitar de algum documento antigo para se defender de eventual ação e/ou autuação e, caso não o tenha, pode ficar em maus lençóis.

Quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo?

Em alguns casos, o tempo regulamentado para guarda de alguns documentos pela legislação vigente pode chegar a mais de trinta anos. Enquanto outros nem sequer podem ser descartados. Como a lista é bem complexa, vamos ver aqueles que são mais usados nos condomínios:

• Apólice de seguro de vida – 5 anos após a vigência
• Cartão de CNPJ – permanente
• DARF IR – 7 anos
• DARF PIS – 10 anos
• DIRF – 7 anos
• Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico) – 20 anos
• GFIP – 35 anos
• Folha de pagamento – 35 anos
• Folha de ponto – 6 anos
• Se o relógio de ponto for trocado, a guarda do antigo deve ser feita pelo mesmo período, 6 anos.
• Formulário CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 10 anos
• Guia de contribuição sindical – 7 anos
• Guia de Previdência Social – 35 anos
• Recibo de pagamento de funcionário – 10 anos
• Laudo de PPRA – 20 anos
• Livro de inspeção do trabalho – permanente
• Processo trabalhista – permanente
• Prontuário de funcionários – permanente
• RAIS – indeterminado
• Recibo de vale refeição/cesta básica – 10 anos
• Recibo de vale transporte – 10 anos
• Dossiê da Convenção, especificação do condomínio ou da convenção do trabalhador – permanente
• Extratos bancários – 1 ano
• GPS de seguridade social – 10 anos
• Livros de atas de Assembleia – permanente
• Orçamentos e contratos de obra – até o final da garantia
• Plantas de condomínio – permanente
• Seguros de incêndio – 5 anos após a vigência

Documentos do condomínio guardados pela administradora

Há condomínios que optam por deixar a guarda dos documentos a cargo da administradora. Para o síndico fazer essa escolha, ela precisa estar certo de que ela é eficiente e de confiança, para garantir que tudo esteja sendo feito efetivamente e da forma correta, para que não haja o risco de perda de alguns desses documentos.

Conclusão

Esperamos ter ajudado no esclarecimento da importância da guarda de documentos do condomínio e por quanto tempo devem ser guardados. Como você pode perceber, é preciso ficar atento aos prazos de guarda para evitar riscos para o condomínio. Guarde-os com bastante cuidado para eventuais necessidades futuras.

Vale ressaltar que é necessário estar atento ao passado também. Não adianta contratar empresa ou começar a organizar tudo daqui pra frente e esquecer o que já passou, pois como você pode perceber, alguns documentos não podem ser descartados. Contrate uma  empresa que armazene e/ou digitalize absolutamente tudo que o condomínio já produziu de documentos até o momento, e só então passe a olhar como deve proceder daqui para frente.

Ficou com alguma dúvida? Nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH  temos uma assessoria qualificada e especializada em gestão condominial. Podemos auxiliá-lo em todas as questões que envolvam seu condomínio, executando uma gestão mais eficiente e responsável.

Ajudamos você? Não deixe de entrar em contato, retornaremos rápido. Orçamento sem compromisso para Administradora de condomínios em BH.