A tecnologia chegou no mercado condominial, mas muitos ainda estão carentes de informação. Ela vem como aliada às rotinas administrativas nos condomínios, e tem se mostrado capaz de trazer mais agilidade, produtividade e mobilidade no dia a dia de síndicos e condôminos. São as plataformas de gestão, que estão revolucionando a administração condominial. Esses sistemas on-line de gerenciamento especializados em organizar a rotina predial têm transformado a comunicação entre o gestor e os moradores. E essa parceria vem ganhando cada vez mais adeptos. Confira tudo sobre as plataformas para condomínios neste artigo!

Condomínios se beneficiam com as plataformas

O Brasil é líder mundial em controle de acesso, e estamos crescendo muito mais em relação a outros países. O que faz termos essa demanda muito forte é o alto índice de criminalidade. O nosso desenvolvimento tecnológico é avançado, especialmente pela necessidade da segurança. Os condomínios ganharam mais proteção com essa tecnologia, com as digitais, reconhecimento facial, reconhecimento de placa, enfim, ela veio para oferecer uma maior segurança para a coletividade condominial.

As pessoas já não vivem mais sem tecnologia em suas vidas. Logo, viver sem ela nos condomínios já não faz mais sentido. Em qualquer situação você faz uso dela. As barreiras começam a cair a partir do momento em que os moradores percebem que os benefícios de a usar para melhorar as experiências que eles têm no dia a dia fazem sentido em todas as situações, não só na que eles decidem, mas também naquelas que é uma decisão coletiva.

Como funcionam as plataformas para condomínios?

O cadastro de informação de moradores, de veículos, de visitantes, de encomendas, são informações que refletem o hábito das pessoas, informações sensíveis em alguns aspectos. A biometria, por exemplo, é uma informação bastante sensível, e deixar tudo isso guardado em um servidor na guarita, ou em qualquer área do condomínio de maneira desprotegida da ação de criminosos é uma preocupação que sempre é apontada pelos síndicos. Se os dados não estiverem devidamente protegidos, não criará a segurança que as pessoas acreditam que tenha ao ter toda essa tecnologia.

Por isso aposta-se muito em armazenamento em nuvem, manter as informações armazenadas em outros locais, com uma segurança muito maior, tanto física quanto lógica, para evitar qualquer tipo de problema, não só de perda, mas também de acesso.

Não se trata apenas de roubo dos dados ou do servidor, mas também de quem está operando o sistema com as informações. Muitos condomínios têm, por exemplo, a portaria terceirizada e algumas das empresas possuem vários funcionários. E nem sempre se sabe para quê ou quem estão fazendo um determinado acesso.

Importância da plataforma para condomínios

O síndico deve ter em mente que a proteção de dados é uma questão que cada vez mais será cobrada pelos condôminos. E a plataforma para condomínios é importante porque mantém a segurança dos dados, privacidade das pessoas e proteção das informações com relação aos riscos que estão envolvidos em não as proteger da maneira adequada.

Como a plataforma pode atuar dentro do condomínio

A coletividade condominial pode ter acesso à informações importantes como documentos do condomínio como atas, livros de ocorrência, agendar assembleias, controlar o recebimento de correspondências e encomendas; visualização das câmeras, botão de pânico, leituras de gás e água, conferir e reservar espaços de uso coletivo como o salão de festas; também pode monitorar entrada de visitantes, ativar ou desativar travas de portas de acesso a áreas comuns, gerenciar impasses entre moradores, tendo a certeza de que uma queixa contra um vizinho barulhento, por exemplo, chegará a um responsável capaz de tomar uma providência. Tudo isso pelo aplicativo do condomínio.

A ferramenta integra condôminos, síndico, portaria, administradora e empresas terceirizadas. O acesso é rápido, prático e independente, bastando um login, senha e acesso à internet.

Livro de ocorrência

O livro de ocorrência é uma informação estática e pública. As pessoas podem chegar e olhar tudo o que está escrito. Isso expõe um pouco a privacidade de quem está fazendo uma reclamação e as pessoas que temem por essa invasão de privacidade acabam não fazendo o registro, pois se trata de um livro aberto. O app pode resolver esse problema com mais privacidade, já que a ocorrência não fica disponível para os outros condôminos acessarem, apenas a administração tem acesso. O morador que fez o registro pode ver o andamento disso, em que passo está, se o síndico já viu, se está resolvendo. Quando é resolvido ele recebe as respostas. Cria-se um fluxo para que a ocorrência não seja só um registro, mas que de fato seja algo que será tratado e o morador tenha um feedback da administração de que aquilo foi resolvido e como foi resolvido.

Elevador

Há casos em que os comunicados dentro de elevadores são constrangedores, são situações do condomínio, mas a forma como são colocadas ainda constrange as pessoas que moram no local. Essas questões podem ser colocadas no aplicativo, exclusivo para os condôminos, não correndo o risco de expor para um visitante que não tem nada a ver com as situações do condomínio. Isso até melhora o mercado imobiliário. Imagina você está indo comprar um apartamento e entra no elevador e se depara com um comunicado de que há um vizinho arruaceiro, fazendo muito barulho… A pessoa que está indo visitar o imóvel acabará pensando duas vezes antes de efetuar a compra, já que há um problema latente ali. Com a plataforma o condomínio poderá tratar certas comunicações internas com o devido fluxo para as pessoas que de fato precisam saber dessas informações.

Plataformas para condomínio: grande diferencial

Essa ferramenta on-line é um grande diferencial, pois pode-se ter o controle de toda a administração condominial sem o síndico estar presente no local. Da mesma forma que garante aos moradores terem acesso a essas informações administrativas.

O uso dessas plataformas é um grande aliado para garantir a transparência administrativa. O descritivo de contas, custos com pessoal, logística, receita, relatórios e previsões orçamentárias, enfim, está tudo no app.

A gestão ficou mais ágil

A adaptação digital passou por um processo de identificação de necessidades. Inicialmente a comunicação era por carta, pelos correios, passou por alguns avanços tecnológicos como e-mail, blogs e até mesmo sites. Mas havia ainda uma lacuna entre condomínio e moradores que era dar agilidade no processo de comunicação. Em um condomínio com centenas de unidades, por exemplo, se cada um enviasse um e-mail para o síndico com uma reclamação ou solicitação qualquer, o atendimento desses e-mails era demorado e alguns contatos corriam o risco de se perder, gerando desconforto e incômodos desnecessários. Com as plataformas para condomínio, esses problemas são comprovadamente reduzidos à quase zero. A gestão passou a ser muito mais ágil. Reclamações, solicitações e comunicados importantes, que antes teriam de ser impressos e dispostos em mural ou até mesmo pelas paredes do condomínio e elevadores, agora são publicados e vistos quase que instantaneamente.

Aliadas para as administradoras de condomínios

Para as administradoras de condomínios, essas plataformas também são fortes aliadas. Muitas delas têm desenvolvido recursos para a integração dos sistemas usados nos condomínios. Eles disponibilizam várias ferramentas que auxiliam desde os controles de manutenção até os relatórios financeiros. Com isso, o síndico e ela podem disponibilizar diversos documentos de interesse dos condôminos como segunda via de boleto, comunicados, atas das assembleias, contratos de fornecedores, etc. Se for utilizada da maneira correta, essa ferramenta só facilitará a rotina das administradoras.

Atenção

• O síndico pode, mediante aprovação em Assembleia, tornar um aplicativo uma comunicação oficial do condomínio.
• Algumas empresas disponibilizam diferentes versões do sistema, gerando ao condomínio um custo mensal de manutenção e suporte. A mensalidade varia de acordo com o número de unidades no prédio e funcionalidades disponíveis pelo sistema. É necessário que sejam feitas análises sobre a capacidade e a infraestrutura que serão necessárias para inseri-lo ao dia a dia do prédio.
• A orientação jurídica é a de que as convocações de assembleias e a disponibilização das atas somente através do sistema estejam descritas na Convenção do condomínio. Do contrário, a legitimidade poderá ser contestada.
• O uso do sistema também deve estar descrito no regimento interno, de modo que todos os moradores estejam cientes e comprometidos com o seu uso.

Conclusão

Viu como as plataformas para condomínios estão sendo cada vez mais essenciais na vida condominial? Você pode observar que elas foram pensadas para gerenciar as informações e tornar a convivência entre moradores e síndico mais fácil, além de valorizar o condomínio na questão de segurança e praticidade. É um sistema em que se conecta serviços diversos, há uma experiência integrada, em que o condômino e o síndico não tenham que usar 10 ferramentas para ter 10 tecnologias. Tenta-se concentrar as 10 de provedores de serviços diferentes, em um mesmo lugar, seja aplicativo ou painel on-line.

Em um futuro não tão distante, já se pensa em IA (Inteligência Artificial) e comando de voz. Mas isso é assunto para outra ocasião. Até a próxima.

Ficou com alguma dúvida? Nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH temos uma assessoria qualificada e especializada em gestão condominial. Podemos auxiliá-lo em todas as questões que envolvam seu condomínio, executando uma gestão mais eficiente e responsável.

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