Quando se vive em um ambiente coletivo, como nos condomínios, transparência e bom convívio são fundamentais. E parte desse processo de transparência é a prestação de contas nos condomínios. São muitas as dúvidas quando se trata desse assunto: qual é a finalidade e de quem é a responsabilidade de fazê-la? Quando é feita a prestação de contas? Quando o condomínio é administrado por uma empresa especializada, é ela quem faz a prestação de contas? Pensando nisso, fizemos este artigo para tirar essas e outras dúvidas. Confira!

Entendendo a prestação de contas nos condomínios

De forma prática, a prestação de contas é a comprovação de todas as receitas e despesas do condomínio. Devem ser apresentados relatórios com informações sobre transações econômicas dentro de um determinado período. 

Qual o seu objetivo?

A prestação de contas tem a finalidade demonstrar toda a movimentação financeira do condomínio. É necessário mostrar aos condôminos de onde vem as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de permitir um planejamento para gastos e necessidades futuras.

Quando é feita a prestação de contas nos condomínios?

A prestação de contas nos condomínios deve ocorrer de maneira mensal, mas pode variar conforme a lei do condomínio;. Ela pode, inclusive, permitir que seja feita apenas durante a assembleia geral ou em situações extraordinárias, em que possa haver uma ação de prestação de contas. 

O art. 1.348 do Cód. Civil, obriga o síndico a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido; ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas condominiais sempre que julgar necessário. 

O ideal é que ela aconteça no primeiro trimestre do ano, de janeiro a março, focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano. Mas cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do seu condomínio.

E quando o síndico não realiza as prestações de contas, como fica a situação do condomínio?

A prestação de contas é um ato obrigatório. Se o síndico tiver dificuldades para prestar contas, é bom fazer com uma antecedência maior. Caso não consiga ou não queira prestar contas por qualquer motivo, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado, com a assinatura de um quarto dos condôminos. 

De quem é a responsabilidade da prestação de contas nos condomínios?

É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão. Ele deve apresentá-la durante a assembleia geral. Mas não quer dizer que toda a montagem e estruturação do processo deva ser feita apenas por ele. A administradora, o subsíndico e até mesmo os moradores podem participar no desenvolvimento dessa documentação. 

O papel da administradora

Quando o condomínio é administrado por uma empresa especializada, é ela que faz a prestação de contas? A prestação de contas é um trabalho em conjunto. A administradora no caso, que é a empresa especializada, tem o domínio das informações numéricas do condomínio (o síndico também tem). Então, ambos têm que fazer um trabalho em conjunto para que possam ser levantados os números, possam ser retiradas as informações em sentido de transformar essas informações em uma apresentação palpável e bem clara.

Qual é o papel do conselho fiscal do condomínio na prestação de contas?

O conselho fiscal tem a função de fiscalizar as contas do condomínio. Há duas modalidades de prestação de contas: há o livro que é entregue todo mês ao condomínio e o apanhado de todas as informações mostradas em uma assembleia anualmente. O recomendado é que o conselho fiscal exerça o seu papel mês a mês, pegando esse livro, fiscalizando-o e assinando; ou fazendo com antecedência apontamentos para, se existirem, serem anexados ao livro, para serem informadas aos moradores. 

É importante deixar claro que o papel desse conselho é apenas assessorar o síndico ao longo da sua gestão. A prestação de contas é voltada para os condôminos.

Livros da contabilidade, quem tem acesso?

Os livros de prestação de contas devem estar sempre disponíveis para acesso dos moradores, geralmente na administração. Alguns condomínios indicam, por exemplo, o zelador para fazer o acompanhamento do morador quando ele quiser verificá-lo. O que não pode acontecer é o morador pedir e, por algum motivo, o livro não estar disponível. 

Apps

O documento físico tem que estar disponível, mas a administração pode usar agentes facilitadores à disposição para os moradores, como apps. Muitas estão disponibilizando aplicativos com esses livros. Além de fazer reclamações, ter acesso a boletos, informativos, entre outros, o condômino também pode acessar os livros de prestação de contas por meio dessas ferramentas. 

Conclusão

Espero que você tenha tirado suas dúvidas com relação à prestação de contas nos condomínios. Como você pode observar, o síndico deve prezar pela transparência e permitir o acesso dos moradores a esse documento

Caso ainda não possua muita prática, uma excelente saída é contratar uma administradora de condomínios ou o serviço de um contador. Eles te ajudarão no processo de elaboração da prestação de contas do seu condomínio, deixando os condôminos mais satisfeitos com a sua gestão.

Ficou com alguma dúvida? Nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH  temos uma assessoria qualificada e especializada em gestão condominial. Podemos auxiliá-lo em todas as questões que envolvam seu condomínio, executando uma gestão mais eficiente e responsável.

Ajudamos você? Não deixe de entrar em contato, retornaremos rápido. Orçamento sem compromisso para Administradora de condomínios em BH.