Entre tantas obrigações que o síndico precisa cumprir dentro do condomínio, está a previsão orçamentária, uma das partes mais importantes da gestão condominial. Ela é importante porque garante que as necessidades do empreendimento sejam atendidas ao longo do ano, sem comprometer sua saúde financeira. É um tema que demanda bastante atenção por parte de síndicos e condôminos, pois seu resultado é de grande importância para a saúde financeira do condomínio. Devido a isso, existem algumas dicas para evitar erros no momento da elaboração da previsão orçamentária. Confira tudo neste artigo!
O que é previsão orçamentária de condomínio?
A previsão orçamentária é uma previsão das despesas futuras do condomínio, baseada nos custos dos meses anteriores. O gestor deve analisar e decidir como será gasto o dinheiro arrecadado pelo condomínio durante o ano seguinte. Esse dinheiro em questão é toda a receita que entra na conta do empreendimento: as taxas de condomínio e aluguéis de áreas comuns.
Uma previsão orçamentária bem feita pode significar menos despesas para os condôminos ao longo do ano.
Quando a previsão orçamentária do condomínio deve ser feita?
A previsão orçamentária deve ser feita em meados de outubro ou novembro, para o ano seguinte. E deve ser apresentada pelo síndico e pelo conselho fiscal à assembleia geral, obrigatoriamente, uma vez por ano, em dois períodos: no final do ano ou durante o início do ano vigente, de janeiro a março. A escolha é feita de acordo com o que estiver na Convenção do condomínio.
Como fazer uma previsão orçamentária do condomínio?
O síndico e o conselho fiscal devem tentar obter a maior precisão possível no orçamento do condomínio. Confira, a seguir, algumas dicas importantes para que você possa fazer uma boa previsão orçamentária e verificar se está bem calculada:
Por onde eu começo?
Você pode começar comparando todos os custos realizados durante o último ano no seu condomínio. Eles certamente servirão de base para a primeira formatação de um bom orçamento para o próximo exercício.
Faça uma análise criteriosa de quais são os gastos previstos para o novo ano que se aproxima. Tente levar em conta quais são as perspectivas de aumento de alguns custos que você tem no seu condomínio que podem influenciar no orçamento total.
Exemplo
Será que a conta de luz, a conta de água ou salário dos empregados terão nesse ano um peso importante de aumento? Veja se a projeção desse aumento – que certamente irá acontecer – tem que ser aplicada no seu orçamento (certamente que sim). Então, preste atenção no aumento das despesas que acontecerão no exercício de 2020.
Também devem constar custos com telefones, manutenções dos elevadores, portões automáticos, interfones, equipamentos de ginástica, piscina, jardins e de antenas coletivas; recarga de extintores, impostos, conservação, materiais de escritório e de limpeza, uniformes, equipamentos de segurança e folha de pagamento dos funcionários, incluindo eventuais rescisões contratuais de trabalho.
Como anda a inadimplência do seu condomínio?
Alguns condomínios possuem uma inadimplência média já conhecida dos síndicos.
Exemplo
Se um prédio tem 30 apartamentos, e sempre tem uma ou duas unidades que atrasam as suas cotas condominiais, já vem atrasando, ou que já têm uma ação judicial de cobrança em curso, não considere o recebimento das cotas dessas unidades. Então, provavelmente, você deverá ter que aumentar um pouco mais a cada unidade que está pagando aquela não pagante.
Os condomínios que não fazem esse tipo de compensação certamente chegarão no final do ano com saldo devedor. Porque estimam receber determinado valor e aquele inadimplente certamente não terá pago. Você receberá a menor e não terá verba suficiente para pagar todas as despesas condominiais.
Despesas realizadas em determinadas épocas
Outro item que deve ser muito bem observado na previsão orçamentária do condomínio que é apresentada é: estão incluídas nessa previsão orçamentária despesas que só acontecem em determinados meses? Elas também precisam ser consideradas na hora de montar o planejamento.
Exemplo
Férias – seu condomínio tem um funcionário que recebe as férias sempre no mês de maio. Você pode deduzir que, se ele está de férias, já está incluído no seu orçamento. Sim, mas você provavelmente vai gastar um pouco mais nas férias, pelo 1/3 adicional que se paga aos funcionários, e vai contratar um substituto para ele. Esse valor deve ser computado no orçamento.
13º – está incluído no orçamento que é feito para o ano inteiro ou o síndico deixará para ser rateado ao final do exercício de 2019?
Seguro do condomínio – o seguro é cobrado a parte ou também está diluído ao longo do ano?
Leve em consideração os imprevistos
Na hora de fazer o cálculo, deve ser levado em consideração uma margem para imprevistos. Portanto, depois de tudo somado, considere uma margem de sobra (entre % e 10% do total do orçamento). Assim, o condomínio estará precavido para pagar consertos ou fazer alguma manutenção inesperada.
Faça um planejamento das obras
Quais as obras que precisarão ser realizadas no ano que vem? Faça três orçamentos para que você possa fazer um cálculo estimado de quanto será gasto, mesmo que elas não sejam realizadas de imediato.
Não esqueça da inflação e dos reajustes
Inclua a inflação do período, calcule os reajustes salariais dos colaboradores e leve em conta os aumentos dos contratos com prestadores de serviço.
Estabeleça as receitas
Estabeleça as taxas de condomínio que os moradores deverão pagar mensalmente. Elas serão as receitas na sua previsão orçamentária.
Fazendo isso, basta emitir boletos, entregá-los a cada condômino e ter um controle dos pagamentos o ano todo.
Faça a utilização de uma planilha
Utilize uma planilha, de preferência feita no Excel ou através de um sistema de gestão de condomínio. Essa será a melhor forma de visualização de todos os valores da sua previsão orçamentária, que são calculados de forma automática.
Converse com a administradora do condomínio
Para garantir que todos os itens a serem considerados foram lembrados, consulte a administradora do seu condomínio, ela saberá dar a ajuda necessária.
Apresentação da previsão orçamentária do condomínio
Depois de tudo pronto, chega o momento de apresentar o orçamento do condomínio para ser discutido e aprovado em assembleia geral. A aprovação da previsão orçamentária do condomínio é feita com a maioria simples dos votos dos condôminos.
Se ela não for aprovada, continua valendo a previsão realizada no ano anterior. Logo, não haverá reajuste no valor da taxa condominial. Caso isso ocorra, o síndico deverá explicar à assembleia que os gastos para o próximo ano são maiores do que as receitas. Portanto, será necessário realizar cortes de despesas no condomínio. Lembrando que toda essa conversa e decisões tomadas deverão ser descritas em ata.
Se aprovada, é importante que o síndico mostre aos condôminos o desenvolvimento das coisas. Ele deve apresentar um balancete mensalmente, comprovando que as necessidades condominiais estão sendo atendidas, sem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Fundo de reserva
O fundo de reserva também pode fazer parte do orçamento. Mas é preciso consultar a Convenção Condominial para verificar se é permitido. Se for, essas parcelas devem ser pagas por cada um dos proprietários das unidades.
Importante lembrar também que qualquer despesa extraordinária que aconteça no condomínio deve ser rateada entre todos os condôminos, desde que ela esteja amparada nas decisões da Convenção ou assembleia, ou que seja uma despesa emergencial que tem que ser realizada de forma rápida pelo síndico, que poderá até vir a ser ratificada em uma próxima assembleia. Mas despesas extraordinárias merecem rateios extraordinários, para que não haja um desequilíbrio financeiro do condomínio em breve.
Conclusão
Como você pode observar, a previsão orçamentária do condomínio leva em consideração as necessidades e compromissos do empreendimento e dos condôminos. Ela é fundamental para você para fazer uma gestão de sucesso, pagando todas as contas e realizando as obras necessárias. Tudo isso gastando somente o que pode ser gasto e mantendo o fluxo de caixa. O objetivo final sempre deve ser a valorização do imóvel e a melhoria da vida em comunidade.
Seguindo essas dicas, certamente o seu condomínio vai conseguir alcançar um equilíbrio financeiro nas contas entre receitas e despesas, não trazendo nenhuma surpresa negativa no final do ano.
Ficou com alguma dúvida? Nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH temos uma assessoria qualificada e especializada em gestão condominial. Podemos auxiliá-lo em todas as questões que envolvam seu condomínio, executando uma gestão mais eficiente e responsável.
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