Quem mora e trabalha em condomínios sabe a correria que é o Natal… muitas encomendas chegando e nada pode sair do controle. Devido à facilidade em fazer compras pela internet, o recebimento de encomendas tem se tornado uma tarefa cada vez mais comum, principalmente nesse período. Seja condomínio de pequeno, médio ou grande porte, é preciso que o síndico saiba se organizar para essa data festiva, pois tem aumentado na mesma proporção os casos de extravio e troca de encomendas, o que ocasiona uma situação desagradável entre o porteiro e os moradores. Como gerenciar essa situação? Você verá, no artigo de hoje, algumas sugestões para evitar esse problema. Confira!

Importância de conferir as encomendas

Se você é síndico de um condomínio com mais de 100 unidades, acredito que o volume de encomendas que chegam no dia a dia seja enorme! Por isso é fundamental orientar o porteiro e o zelador sobre a importância de conferir a mercadoria antes de assinar qualquer documento trazido pela transportadora do produto. Já imaginou se o porteiro assina a entrada de um iPhone 11 sem a devida conferência e esse aparelho não constar nas entregas? De alguma forma o morador que efetuou a compra exigirá o ressarcimento do valor. Entendeu a importância de tudo ser conferido?

Responsabilidades do condomínio sobre as encomendas

A Lei 6.538/1978 determina que a responsabilidade sobre o recebimento de encomendas é dos administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados do condomínio. Entretanto, muitos deles preferem não as receber devido a essa responsabilidade por algo que seja de terceiros.

Apps para condomínios

Para acabar com esse impasse, muitos condomínios estão utilizando aplicativos. Assim, o condômino pode interagir com o sistema de administração e ser notificado do recebimento da entrega – e até mesmo de visitas – através do próprio app, e-mail ou SMS.

Uma maneira prática de resolver esses entraves com muito mais facilidade e evitar problemas para o gestor.

Quando o porteiro recebe a encomenda

Na grande maioria das vezes, é o porteiro que acaba sendo o responsável pelo recebimento das encomendas. Alguns condomínios possuem 600 unidades, por exemplo, e chegam a receber mais de 100 encomendas por dia. Lidar com isso manualmente é arriscado, por isso é importante que o síndico faça o bom uso da tecnologia com um controle otimizado.

Assembleia

É importante a comunicação entre as pessoas que moram e trabalham no condomínio. É recomendada a convocação de uma assembleia para que se coloque em pauta essa questão. A participação do maior número possível de condôminos proporcionará que eles conheçam as regras e procedimentos de todas as partes envolvidas e, assim, poder manter a organização do edifício.

O síndico deve orientar a cada funcionário envolvido, como zeladores, porteiros, faxineiros, etc., além dos próprios condôminos sobre as regras que forem definidas na reunião e deixar claro as responsabilidades de cada um.

O que fazer se houver algum problema com a encomenda?

Como dito acima, quem receber a entrega deve responder por ela, explicando o que ocorreu e qual encaminhamento foi dado à determinada encomenda.

Se ocorrer algo mais grave, o síndico deve intervir e tomar uma decisão baseada no Regimento Interno do condomínio, ou convocar uma reunião para decidir o que deverá ser feito.

Conclusão

Como você pode observar, é muito importante que o condomínio tenha um controle eficiente de entrega das encomendas. Não é luxo nem capricho, mas uma necessidade que permite ao síndico organizar tudo com maior facilidade. Quando o condomínio não possui um sistema organizado para controlar as encomendas, podem ocorrer alguns problemas, como extravio, perda ou até mesmo roubo.

Entender como organizar o recebimento de encomendas no condomínio, a fim de otimizar esse processo e evitar problemas, é essencial para a satisfação dos moradores e a construção de uma administração mais eficiente.

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