Eleição de síndico, assuntos gerais, prestação de contas, aprovação de obras, benfeitorias… Depois da realização de uma assembleia debatendo alguma ou algumas dessas questões, é fundamental o preparo da ata, um dos documentos mais importantes do condomínio. Nela devem constar todas as decisões tomadas na reunião que impactam o dia a dia da vida condominial. Todos os moradores e condôminos devem estar por dentro e ter acesso a esse documento, para possíveis consultas. Mesmo sendo uma tarefa realizada pelo secretário da mesa da assembleia, é importante que o síndico saiba como fazer uma ata de condomínio e suas peculiaridades. Pensando nisso, no artigo de hoje daremos orientações sobre como redigir e distribuir a ata da assembleia de maneira correta. Confira!

O que é ata de assembleia de condomínio

A ata de assembleia é o documento que serve para registrar as ocorrências, deliberações, decisões, conclusões de uma reunião de assembleia, servindo como comprovante do que foi decidido e base para as ações do síndico.

Em um primeiro momento, criar esse documento pode parecer simples, mas não se engane. É preciso seguir alguns passos básicos para que ela tenha validade.

 Leia: Como fazer uma boa gestão de condomínio

Como se redige e se distribui a ata da assembleia?

Primeiramente, é preciso dizer que no Cód. Civil – Capítulo dos Condomínios – não existe menção a ata ou as suas especificidades. Então como saber o se deve colocar nela? Pela lógica. Como fazer isso?

A ata tem que ser uma fotografia, ela tem que ser real, efetiva. Não tem que ter bordado algum, não precisa de linguagem de tabelião, nada disso. As anotações devem ser redigidas com linguagem informal e objetiva. Ela tem que ser direta e reta, simplesmente fotografar o que aconteceu.

Itens obrigatórios

Obrigatoriamente, a ata de assembleia deverá conter:

• nome do condomínio;
• se é uma assembleia ordinária ou extraordinária;
• data, hora e lugar;
• nomes do presidente e do secretário;
• lista de condôminos presentes e ausentes;
• lista de pautas e deliberações;
• informação se há quórum presente;
• assinatura dos presentes, especialmente do secretário e do presidente da mesa.

Para criar a ata

Primeiramente, deve ser distribuída uma lista de presença. Antes de dar início a reunião, preencha o máximo de informações que conseguir. É importante registrar todas as ações e deliberações da assembleia. Caso seja solicitado, anote também um resumo das discussões. Ao final, o documento deverá ser lido para todos que participaram, que deverão aprová-lo e assiná-lo. Depois, a ata deve ser distribuída a todos os condôminos para que fiquem cientes do que foi decidido em assembleia. O síndico também pode disponibilizá-la nas áreas comuns.

Com a tecnologia atual, muitos condomínios possuem sistemas de gestão, o que facilita e muito o envio do documento pela internet. O acesso é muito mais prático e rápido.

Registro em cartório

O Código Civil não determina que a ata de assembleia deva ser registrada em cartório, a não ser que assim determine a Convenção do condomínio. Se as decisões foram aprovadas com os quóruns e procedimentos corretos, ela já tem valor legal para os condôminos.

Não é obrigatório, mas é sempre bom porque, assim, não mais haverá questionamentos, dúvidas sobre o que foi discutido, o que foi falado e, principalmente, o que foi decidido. Imagina, por exemplo, você procurar uma decisão sobre fechamento de varandas no seu condomínio e ninguém sabe onde estão as atas. Registradas no cartório, fica simples localizá-las.

Responsabilidade do síndico

O síndico é o responsável direto pelas atas serem mantidas no Livro de Atas do condomínio por pelo menos cinco anos, em seu poder ou da administradora. Lembrando que, como qualquer documentação, deve estar disponibilizada para todos os condôminos.

Leia: Prestação de contas para condomínios: como fazer?

Conclusão

Espero que você tenha entendido como redigir e distribuir uma ata de assembleia corretamente. O que interessa é: foi posto em deliberação, foi votado e a votação foi a seguinte. É isso que importa.

A ata é feita fotografando a verdade, sem bordados, sem enrolações. É conveniente registrar, mas não é legalmente obrigatório. E pronto. Está resolvido este momento do condomínio. Até a próxima!

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