Como evitar problemas na gestão condominial?
A gestão de condomínios exige muita dedicação, responsabilidade e organização do síndico, que responde por tudo o que acontece no local. Uma administração transparente é o primeiro passo para elevar o nível de gestão, evitando problemas. Por ser uma figura polêmica, agradando a alguns e desagradando a outros, o síndico precisa conquistar a empatia dos condôminos, para que eles também possam colaborar ativamente com a administração, seja participando das decisões ou interagindo nas modificações. Mas como o síndico pode evitar problemas durante a sua gestão? Quais são as ações positivas que podem ser tomadas dentro do condomínio para que ele minimize conflitos? Confira as respostas para essas perguntas no nosso artigo.
Administradora de condomínios em BH – O que fazer para dirimir os problemas da gestão do condomínio?
O síndico deve sempre estar atento a tudo, a fim de evitar problemas de qualquer natureza, tais como:
Problemas na prestação de contas
Ao apropriar-se de valores (dolo), o síndico responderá pelo crime de apropriação indébita (art. 168 do Cód. Penal). Da mesma forma se houver a apropriação de verbas previdenciárias de funcionários do condomínio.
Desconto em contas
Eventuais problemas de gestão financeira que, caso mal administrada, ocasionará, inevitavelmente, em responsabilização criminal (crime de apropriação indébita) e também civil (devolução dos valores ilegalmente recebidos).
A função de síndico transfere para ele a responsabilidade da gestão do condomínio, inclusive a financeira. Para que não ocorra problemas como os citados acima, é preciso a prestação de contas.
Ele pode contratar uma administradora de condomínios para ajudá-lo na gestão. O numerário condominial ficará sob a responsabilidade dessa empresa de gestão.
Existem alguns sistemas para que isso ocorra: o sistema pool ou uma conta própria. A conta pool é aquela onde todo o numerário do condomínio vai ficar na conta da administradora, e esta vai prestar contas.
A conta própria é onde existe uma conta em nome do condomínio, em que o síndico assina, porém, a administradora passa a ter poderes para movimentá-la.
Administradora de condomínios em BH – Como minimizar estes problemas de gestão financeira?
Caminho para evitar problemas:
- Auditoria permanente
- Administradora com contadores
- Envolvimento do conselho
- Prestação de contas sempre que necessário e anualmente
- Disponibilização de dados (site/boleto)
- Compras com Notas Fiscais ou RPA (Recibo de Prestador Autônomo)
Administradora de condomínios em BH – Pasta de Prestação de contas
A pasta de prestação de contas é fechada mensalmente, não existe nada na lei que obrigue a ter um prazo para entregá-la. Normalmente, consta no contrato de prestação de serviços entre a empresa que está administrando e o condomínio o prazo de 15, 20 dias após o fechamento contábil.
Administradora de condomínios em BH – Notas Fiscais
O síndico é apenas o representante legal do condomínio. As notas fiscais não devem estar em seu nome nem da administradora. Elas devem ser tiradas em nome do condomínio, que contrata o serviço.
Administradora de condomínios em BH – Devedores
Todos aqueles que estão adimplentes, sentem-se incomodados pelos inadimplentes, inclusive o síndico porque ele precisa do numerário. Se existe inadimplência, alguém está pagando por isso – no caso, os condôminos adimplentes. Então, existe sim, alguns problemas quanto a isso. E algumas medidas legais já são tomadas.
Os condôminos têm todo o direito de saber quem está devendo e quem não está devendo o condomínio, porém jamais constranger alguém.
Relação de devedores
Não pode o administrador colocar o condômino inadimplente em posição vexatória perante os demais condôminos, tampouco cobrar publicamente e ostensivamente (cartazes afixados na portaria com o nome do devedor, por exemplo) por meios extralegais.
Art. 139 do Decreto Lei nº 2.848 de 07 de dezembro de 1940
Art. 139 – Difamar alguém, imputando-lhe fato ofensivo à sua reputação:
Pena – detenção, de três meses a um ano, e multa.
Exceção da verdade
Parágrafo único – A exceção da verdade somente se admite se o ofendido é funcionário público e a ofensa é relativa ao exercício de suas funções.
Injúria
Artigo 140 do Decreto Lei nº 2.848 de 07 de dezembro de 1940
Art. 140 – Injuriar alguém, ofendendo-lhe a dignidade ou o decoro:
Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa.
- 1º – O juiz pode deixar de aplicar a pena:
I – quando o ofendido, de forma reprovável, provocou diretamente a injúria;
II – no caso de retorsão imediata, que consista em outra injúria.
Administradora de condomínios em BH – Auditoria
A auditoria é feita para que as contas sejam aprovadas. O objetivo é sempre a aprovação das contas e regularização das situações que foram destacadas de forma irregular; para que sejam corrigidas e o condomínio fique em ordem.
Vale destacar que não basta chegar em uma assembleia e não aprovar as contas. Essa não aprovação deve ser justificada.
As contas não devem ser aprovadas caso haja algum problema contábil e financeiro no condomínio. Por exemplo, as contas não estão aprovadas porque as obras foram realizadas de forma irregular e a nota fiscal não está apresentada da forma correta. A administradora deve correr atrás e, se houver diferença de tributos, deve ser recolhida.
Caso as contas não sejam aprovadas, a situação deve ser levantada pela auditoria e levada à assembleia para se regularizar.
Se for uma situação em que o síndico cometeu uma irregularidade, trabalhou em cima de um quorum irregular, por exemplo, infelizmente ele pode ter as suas contas não aprovadas de forma permanente; o que pode trazer um problema gigantesco, pois a assembleia pode ingressar com uma ação. E comprovada qualquer irregularidade, o síndico responderá por isso.
Administradora de condomínios em BH – Escolha da Administradora
Sabemos que compete ao síndico a administração do condomínio e ele pode delegá-la para terceiros, mediante aprovação em assembleia. Já a escolha de uma empresa administradora para assessorá-lo compete a ele. O ideal é que ele faça isso através de uma empresa de contabilidade ou de uma empresa de administração imobiliária.
Veja o que diz o Cód. Civil:
Art. 1.348 do CC
- 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação o as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Administradora de condomínios em BH – Proteção do síndico no exercício das funções – Seguro RC Síndico
Para que o síndico se proteja, existe também o seguro RC Síndico (seguro de Responsabilidade Civil). Todo aquele que está gerindo um patrimônio de terceiros, está suscetível a falhas. E sabemos que toda edificação, obrigatoriamente, deve ter um seguro. É aconselhável que o síndico, no exercício das suas funções, também faça um.
Administradora de condomínios em BH – O que está incluso na cobertura de responsabilidade civil do síndico?
O reembolso de despesas pelas quais o síndico vier a ser civilmente responsabilizado, por danos involuntários ocorridos durante a vigência do contrato e em decorrência do descumprimento de suas obrigações funcionais, negligências, erros ou omissões que ele cometer no exercício de suas funções e dos quais resultem danos aos condôminos ou a terceiros.
Por exemplo, um extintor de incêndio acabou vencendo e pegou fogo isoladamente na parte elétrica do prédio. O síndico se omitiu em uma situação funcional, negligenciou, e isso causou danos a terceiros. O seguro vai cobrir essa situação. É uma proteção ao síndico, é uma garantia de que ele pode trabalhar tranquilo; porém vai abranger só situações funcionais e operacionais, e não excessos cometidos pelo síndico, como colocar um condômino em alguma situação vexatória, de constrangimento.
Administradora de condomínios em BH – Obras no interior de unidades
É importante para a realização de qualquer obra que o síndico exija, antes do seu início, que o condômino apresente um projeto:
- É dever do condômino não realizar obras que comprometam a segurança da edificação, conforme disposto no artigo 1.336, inciso II, do Cód. Civil.
- Vale ressaltar que antes de realizar uma reforma, o condômino deve contratar um engenheiro ou arquiteto para que o mesmo realize um projeto modificativo. Além do projeto, é necessário que este profissional assine o termo de responsabilidade técnica pela obra e preencha o requerimento para aprovação do projeto, o que habilitará a exceção da reforma e certificará a conclusão e regularidade da obra.
Administradora de condomínios em BH – Conclusão
Sabemos que problemas em condomínios sempre vão existir, a ideia é o síndico trabalhar para que sejam minimizados. É importante que haja transparência na gestão, que deve ser interagida, compartilhada com a administradora, com os condôminos e funcionários.
Por isso o síndico deve contratar uma administradora de condomínios capacitada para assessorá-lo. Uma empresa que possa auxiliá-lo nas prestações de contas, por exemplo, para que sejam minimizados problemas oriundos de “estar segurando dinheiro de terceiros”. Portanto, não basta contratar uma administradora de condomínios, ela precisa estar apta para a gestão, e normalmente a maioria das situações que envolvem a gestão condominial passa pela prestação de contas, que é essencial.
Nós da Seu Síndico Administradora de condomínios em BH apresentamos todas as qualificações necessárias para assessorar o seu condomínio. A nossa equipe é preparada para executar um transparente trabalho de gestão, mantendo a harmonia entre o síndico e os moradores.
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