Assembleia de condomínio e a ausência dos condôminos
Quem acha que o maior desafio enfrentado pelos gestores condominiais é a inadimplência, está enganado. A grande dificuldade hoje é garantir a presença de mais condôminos a cada reunião de assembleia que acontece no condomínio. Elas são de extrema importância, pois são nelas que acontecem a decisão de temas importantes. É o lugar em que todas as questões envolvendo o condomínio serão discutidas e definidas, especialmente as mais polêmicas. E a participação dos proprietários é essencial para as tomadas de decisões. A ausência deles afeta, e muito, o andamento de projetos. No artigo de hoje, nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH, daremos algumas dicas para que o gestor possa diminuir – ou quem sabe até mesmo acabar – a ausência de condôminos em uma assembleia de condomínio. Confira!
A decisão da assembleia de condomínio é soberana
Quando se fala em assembleia de condomínio, logo vem à cabeça uma reunião prolongada, quórum baixo, um monte de condôminos discutindo, discordando uns dos outros sem que haja fim, e nada decidido. Quem quer participar de algo desse tipo, não é verdade? Sem dúvidas que reunião de assembleia de condomínio não é um dos melhores programas para se fazer, mas o morador que não comparece, além de perder a chance de expor suas opiniões, votar e decidir, terá que cumprir tudo o que foi decidido, pois ela é soberana. Estando presente ou não, as deliberações da assembleia, aprovadas pelo quórum legal, obrigam a todos os condôminos.
Que estratégias podem ser adotadas pelo gestor do condomínio?
Assembleias marcadas em horários comerciais, sextas-feiras à noite, vésperas de feriado, entre outros, desestimulam ainda mais o comparecimento dos moradores. Por isso o síndico deve, por uma questão de ética e boa-fé, escolher um horário viável para a sua realização, de forma a facilitar o comparecimento da maioria dos condôminos.
Sabendo dos motivos que causam repulsa nos moradores em comparecer às assembleias, o síndico deve pensar em estratégias que possam fazer com que eles deixem de ter uma visão negativa das reuniões e passem a comparecer.
Para evitar que o pesadelo da ausência dos condôminos aconteça, separamos algumas dicas para realizar uma assembleia eficaz no seu condomínio:
1) A convocação da assembleia é realmente necessária?
A primeira dica é se há realmente a necessidade de realização da assembleia no condomínio. Muitos síndicos possuem a “síndrome da assembleia”, ele quer fazer a reunião por tudo e, às vezes, não é necessário. Também existe aquele gestor que tem a síndrome contra as assembleias, às vezes é necessário realizá-la e ele não quer fazê-la.
Portanto, antes de qualquer atitude, veja se realmente ela é necessária.
2) Aborde temas relevantes
Organize a pauta da assembleia apenas com assuntos que realmente importam para o condomínio, para que ela seja proveitosa para todos. O síndico, logo no início, deve informar como será o roteiro a ser seguido. Assim, será uma reunião mais produtiva, não cansativa e não demorada.
Os temas que são considerados relevantes são vagas de garagem, aprovação de rateio de obras, reforma ou pintura, segurança.
3) Procure ser pontual e o mais breve possível
Procure sempre começar a assembleia no horário combinado, seja breve nos assuntos que serão colocados em pauta para que o tempo seja aproveitado ao máximo e todos os condôminos possam interagir. Lembre-se sempre de registrar tudo em atas e documente-as.
4) Planeje a reunião de assembleia
Há síndicos que são empresários, autônomos, e eles se planejam em suas atividades diárias. Mas quando se trata da assembleia do condomínio, isso não acontece. Eles não pensam nas dificuldades que poderão enfrentar no momento da reunião.
Lembre-se de que o condomínio é como se fosse uma empresa, em que as pessoas têm dúvidas, indagações, questionamentos. Por isso é necessário se preparar para realizar uma assembleia eficaz no seu condomínio. Faça um breve roteiro do que será discutido.
A falta de planejamento, a falta de preocupação como ambiente da assembleia são fatores que dificultam-na.
*É importante buscar chamar a atenção dos condôminos sobre uma assembleia organizada através do edital de convocação, descrevendo de maneira clara assuntos que serão tratados e delimitá-los.
5) Cuidado, “super síndico” não existe!
Há síndicos que acham que não precisam de uma administradora de condomínios, de um corpo diretivo para ajudá-lo na gestão condominial. Às vezes, ele convoca uma assembleia sem o conhecimento deles. Resultado: a assembleia acaba não tendo uma estratégia, não há uma organização. É muito importante conversar com a administradora antes de fazer o edital para convocação dos moradores para a reunião.
6) Escolha um ambiente adequado para realização da assembleia
Uma assembleia realizada em um lugar não apropriado, como uma garagem por exemplo, pode deixar as pessoas desconfortáveis, com calor, com falta de ar, pode haver mal iluminação… Esse conjunto de coisas pode deixá-las irritadas, e fazendo com que a assembleia não seja produtiva. Escolha um lugar ventilado, com boa iluminação, um lugar em que as pessoas se sintam bem. Os moradores já não gostam de ir a assembleia, colocando-as desconfortáveis então…
7) Leve um visual atraente para os seus condôminos
Há síndicos que fazem tudo, mas quando chegam na assembleia apresentam papéis difíceis de serem entendidos, mal redigidos… Faça com que a sua assembleia tenha uma boa apresentação visual. Prepare com carinho, leve os dados para que as pessoas vejam de fato o que está acontecendo com o condomínio. Leve fotos, se possível em projetores. O som também precisa ser de forma que as pessoas entendam o que está sendo dito na assembleia.
8) Use a tecnologia a seu favor
Em plena era digital, o síndico pode usar a tecnologia como sua aliada para a divulgação dos eventos que aconteçam no condomínio, entre eles a assembleia.
Grupos de Whatsapp, envio de e-mails, Facebook, entre outros, são ótimas formas de fortalecer a divulgação e ajudar na diminuição de ausência de condôminos nas assembleias nos condomínios. Podem ser muito eficazes nesse processo.
9) Faça campanhas de incentivo
Sabemos que não é tarefa fácil, mas um bom planejamento de campanhas de incentivo com demonstração da importância do comparecimento e voto nas assembleias sobre os assuntos que serão tratados, poderá chamar a atenção dos sempre ausentes.
Frases do tipo: “A sua presença é muito importante para decidirmos sobre o futuro do nosso patrimônio!”, podem ser usadas.
10) Tenha um bom equilíbrio emocional
O síndico deve ter um bom equilíbrio emocional, fator primordial quando está suscetível a lidar com diferentes pessoas, no caso, os moradores. Pois a maioria das discussões acabam de forma desgastante devido à falta desse equilíbrio emocional entre todos.
Além disso, o síndico deve cuidar para que não haja tumultos e discussões desnecessárias, e isso só será possível quando se tem uma boa administração, um bom conhecimento das regras, dos limites, dos direitos condominiais.
11) Ofereça alguns atrativos para os moradores
Alguns atrativos também podem chamar a atenção dos condôminos, como lanches (café, suco com biscoitos, etc.), uma boa música suave de fundo, entre outros.
Isso pode garantir a presença de muitos condôminos nas assembleias, até mesmo os mais impacientes.
Conclusão
Como você pode observar, se houver um bom planejamento e uma conscientização de participação, a ausência dos condôminos em assembleias de condomínio poderá ter uma diminuição significativa. Tenho certeza de que com essas dicas você fará uma assembleia eficaz no seu condomínio.
Sabemos que viver em um ambiente coletivo não é o mesmo que morar em uma casa. Exige cooperação e respeito de todos. Por isso é essencial que todos os moradores participem das decisões condominiais. Afinal, são causas em prol do local em que residem, de seus patrimônios. É importante comparecer e colaborar para a solução dos problemas, a ausência dos condôminos em assembleia de condomínio não ajudará em nada.
E lembre-se: antes de convocar, antes de construir o edital, converse com sua administradora. Ela dará todo o suporte necessário para que seja realizada uma boa assembleia no seu condomínio.
Ainda tem alguma dúvida a respeito desse assunto? Nós da Seu Síndico Administradora de Condomínios em BH temos uma assessoria técnica especializada em gestão condominial. Podemos auxiliá-lo em todas as questões que envolvam seu condomínio.
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