Qual é o papel da administradora de condomínios?
Não é de se estranhar que com o constante crescimento das cidades, aumentem também o número de condomínios e, com eles, suas demandas internas e externas. Serviços, gestão de documentos e funcionários, pagamentos, orçamentos, cobranças… enfim, todas as rotinas burocráticas que mantém qualquer edifício funcionando. Dentro desse cenário, com condomínios que mais parecem empresas, está sendo cada vez mais necessária a contratação de administradoras para auxiliar na gestão condominial. Mas, às vezes, muitos confundem quais são as responsabilidades do síndico e da administradora. No artigo de hoje vamos esclarecer qual é o papel da administradora de condomínios. Confira!
Administradora de condomínios em BH – O síndico e a administradora
Foi-se o tempo em que a função da administradora era basicamente contábil e de registros documentais dentro dos condomínios. Hoje, para dar suporte técnico ao síndico, ela deve ter uma gama de conhecimento muito grande devido à quantidade de responsabilidades fiscais, trabalhistas, tributárias, jurídicas, de manutenção, entre outras.
Entretanto, nessa evolução, não se pode confundir que a administração em si é de responsabilidade exclusiva do síndico. Ou seja, a responsabilidade civil e criminal é dele. A administradora de condomínios vem como um apoio administrativo, ou seja, o síndico dá as ordens, mas quem as executa é ela. Sendo assim, a administradora serve como uma espécie de sustentáculo das funções desempenhadas por esse gestor.
O que deve balizar essa relação entre síndico e administradora é um papel de tomador de serviço e prestador de serviço. É claro que a administradora tem um ponto no relacionamento que é fundamental, mas o síndico tem que exigir que o contrato assinado seja cumprido. A administradora é fornecedora de serviços ao condomínio e o escopo desses serviços contratados está tratado no contrato, que deverá ser cumprido por ela.
Administradora de condomínios em BH – Qual é o papel da administradora de condomínios?
A administradora de condomínios tem a função principal de auxiliar o síndico nas tarefas administrativas, como os atos básicos de enviar convocação, mandar boleto, receber valores dos boletos …enfim, controlar isso tudo, dar o apoio administrativo. Além disso, o apoio contábil que, dentro dessa arrecadação dos recursos, faz uma avaliação adequada, escrituração, monta balancetes, faz previsões orçamentárias,etc.. E também a parte de pessoal, que é contratar e demitir funcionários, fazer contrato de trabalho, alertar o síndico em relação à convenção coletiva, dissídio coletivo, que altera as relações de trabalho de ano a ano, dependendo de cada cidade.
Administradora de condomínios em BH – O síndico vê necessidade em contratar uma administradora?
É praticamente impossível um síndico, profissional ou não, conseguir fazer a gestão de um condomínio sem uma assistência administrativa, porque engloba-se muita coisa, como já foi mencionado acima. Ele precisa, sim, de uma administradora como parceira, mas sem transferir as atribuições que competem a ele.
Administradora de condomínios em BH – Quem deve tomar decisões?
O síndico é que deve tomar as decisões, a administradora é uma executora. Ela deve agir sobre demanda. É claro que a proatividade é importante e cada vez mais é o que diferencia uma boa administradora na prestação de serviços. O que ela deve fazer é passar para o síndico o que deve ser feito (se mudou a lei, alguma mudança de tributo, qualquer alteração que seja). Ela tem esse papel consultivo de instruir o síndico para o que o condomínio cumpra com as obrigatoriedades. Ela o auxilia na gestão do condomínio, tem um papel fundamental em assessorar, em prestar essa consultoria com bons profissionais e trabalhar para que os serviços sejam bem executados.
Administradora de condomínios em BH – Como o síndico pode fazer para certificar-se de que a administradora está cumprindo suas tarefas?
Antes de mais nada, o síndico tem que ser atuante. Se ele assume esse cargo, tem que saber acompanhar essa administradora. Porque alguns síndicos contratam-nas na questão da confiança. Obviamente que ela deve existir, mas ele também deve ter um conhecimento necessário para que se possa cobrar uma boa execução das tarefas por parte da administradora do condomínio.
Administradora de condomínios em BH – Como escolher bem a administradora?
A boa administradora precisa oferecer todos os departamentos de que o condomínio tenha necessidade (pessoal, jurídico, financeiro, etc.). Existem muitas empresas que vendem bem o seu serviço, mas terceirizam o departamento pessoal, a vistoria… Isso pode oferecer um risco para o condomínio.
Além disso, como as finanças condominiais transitam nas mãos da administradora, é necessário ter atenção na contratação. Pesquise sua idoneidade e as garantias oferecidas por ela. Depois de contratada, fique atento e observe entradas e saídas, conferindo o valor de cada obrigação, para constar qualquer afastamento do procedimento correto.
Administradora de condomínios em BH – A escolha e contratação da administradora depende da aprovação prévia em assembleia?
A escolha da administradora pode ser feita pelo corpo diretivo, em que é de responsabilidade do síndico, ou se vai a uma assembleia. Aos condomínios que decidem pela primeira vez contratar uma administradora, o primeiro passo é convocar uma assembleia para discutir o assunto. O quórum necessário para aprovação é por maioria simples.
Por deliberação em assembleia, o condomínio pode ainda transferir poderes de representação ou administrativos à administradora.
Administradora de condomínios em BH – Administradora e assembleia
A administradora tem um papel passivo na discussão, mas um papel extremamente ativo na condução da assembleia condominial. Preparar toda a logística da reunião, trazer toda a documentação, contas, dados, orçamentos, informações do dia a dia, tudo o que ocorreu, e prestar tudo isso de forma assertiva, sem dúvida é um papel relevante que cabe à administradora.
Ela também tem que atuar com mais presença em uma assembleia, principalmente quando envolve algum problema com o síndico, e a coletividade não está aceitando algum trabalho dele.
Administradora de condomínios em BH – Principais dificuldades da administradora em relação ao síndico
Muitas vezes, o próprio síndico dificulta o trabalho das administradoras, principalmente quando existem aqueles que acham que entendem de tudo, delegam um pouco e querem respostas imediatas sobre assuntos complexos. O que ele deve ter em mente é que nem sempre é possível responder sobre uma determinada questão imediatamente, devido à atenção que ela merece.
Administradora de condomínios em BH – Como deve ser a comunicação entre o síndico e a administradora?
O síndico e a administradora do condomínio devem ter uma comunicação transparente, devem trabalhar em equipe. A parceria deve ser eficaz, se quebra esse elo não tem como fazer um trabalho bem feito. Quanto mais frequente for a comunicação, sem dúvida haverá mais informações e, consequentemente, terá como agir na solução ou não de uma situação com mais rapidez. Quanto mais próximo estiverem um do outro, melhor para a gestão do condomínio.
Administradora de condomínios em BH – Conclusão
Como você pode observar, a administradora tem um papel fundamental na gestão do condomínio. O síndico não pode querer fazer tudo sozinho. Cada um tem o seu papel. A administradora tem departamento fiscal, financeiro, contas a pagar, jurídico… Impossível que uma pessoa, por mais capaz que ela seja, consiga executar todas essas tarefas com conhecimento e de maneira eficaz. É importante que haja uma administradora para fazer a assessoria e consultoria condominial.
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